Реклама на сайте

Деловые письма


Деловые письма представляют собой документы для внешнего пользования. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. К числу деловых писем относятся также и письма, связанные с выражение внимания, участия. Термин циркулярные письма использовался в прошлом для обозначения таких писем, как информационные. В сфере делового общения письмо выступает как чрезвычайно гибкий документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Если в частной переписке каждое письмо несет на себе печать индивидуальности автора, выраженной в особенностях стиля письма, манере изложения мыслей и т. д., то язык деловой корреспонденции всегда официален, учтив, тактичен, выразителен, четок и краток. Информационное письмо содержит сведения официального характера.

Употребление обращения «гражданин» допускается в деловых письмах административно-юридического характера.

По функциональному признаку письма можно разделить на 1) письма, требующие ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); 2)  письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и т.д.);

Письма-ответы должны всегда сочетать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем;

-       факт напоминания - письмо-напоминание;

-       выражение гарантии - письмо гарантийное;

-       указание на достигнутую степень согласия, совершившийся факт - письмо-подтверждение;

-       информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо (содержит сведения официального характера);

-       указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

-       предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. - письмо-предупреждение.

К деловым письмам, связанным с обращениями по оказанию услуг, относятся письмо-согласие, письмо-требование, письмо-заказ

К деловым письмам, связанным с распространением информации, относятся письмо-предложение, письмо-уведомление, рекламное письмо.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-согласие, письмо-требование, письмо-заказ относятся к деловым письмам, связанным с обращениями по оказанию услуг. Письмо-предложение, письмо-уведомление, рекламное письмо относятся к деловым письмам, связанным с распространением информации

Письмо-извещение - документ, информирующий о чем-либо (например, о предстоящем мероприятии) и предлагающий контрагенту принять участие.

В письме-напоминании вторично содержится информация о каком-либо факте.

Письмо-подтверждение удостоверяет факт отправки (получения) документов и материалов (например, писем, факсов, каталогов, образцов изделий и т. п.), состоявшийся ранее разговор и т. д.

Письмом-предложением партнер (продавец) заявляет о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование товара, его количество и качество, цена, срок поставки и другие детали в зависимости от характера товара. Письмо-предложение относятся к деловым письмам, связанным с распространением информации.

Письмо-просьба - документ, выражающий просьбу о выполнении какого-либо действия, получения документации или материальных ценностей.

В письме-запросе предприятие (учреждение) просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

Приглашение адресуется как конкретному лицу, так и нескольким лицам и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии и т. д. Деловые письма пишутся по установленной форме на напечатанных типографским шрифтом бланках (второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке). Название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой. На письмах должны быть правильно указаны составные части «адресата» (получателя письма): фирма, структурное подразделение; должность; фамилия; юридический адрес получателя.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и конкретным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, документы. Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба и т. п.).

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, можно использовать другой порядок расположения логических частей текста.

В конце письма оформляется реквизит «подпись». Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

В том случае, когда после подписания произошло событие, о котором необходимо сообщить адресату, в конце письма после подписи допускается приписка - постскриптум. Постскриптум начинается с сокращения P. S., и в конце приписки снова ставится подпись.

Речевой оборот «готовы принять ваши условия на…» характерен для письма-согласия, речевой оборот «поддерживаем ваше обращение…» характерен для письма-подтверждения;

Методические пособия

  • КУЛЬТУРА РЕЧИ КАК РАЗДЕЛ ЯЗЫКОЗНАНИЯ
  • ОРФОГРАФИЧЕСКИЕ И ПУНКТУАЦИОННЫЕ НОРМЫ
  • ОРФОЭПИЧЕСКИЕ И АКЦЕНТОЛОГИЧЕСКИЕ НОРМЫ
  • ЛЕКСИЧЕСКИЕ И ФРАЗЕОЛОГИЧЕСКИЕ НОРМЫ
  • ГРАММАТИЧЕСКИЕ НОРМЫ
  • СТИЛИСТИЧЕСКАЯ СИСТЕМА РУССКОГО ЯЗЫКА
  • ОСОБЕННОСТИ НАУЧНОГО СТИЛЯ
  • ОСОБЕННОСТИ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОГО СТИЛЯ
  • ОСНОВЫ РИТОРИКИ И ЭРИСТИКИ
  • Общение – социальное явление
  • Невербальные средства общения
  • Литературный язык
  • Основные качества речи
  • Норма, ее динамика и вариантность
  • Основные кормы литературного языка
  • Речевой этикет
  • Особенности звучащей речи
  • Словари - источники знаний
  • КРИС
  • Русский язык и культура речи