Правила оформления документов
Документ оформляется на бланке в соответствии с требованиями принятого стандарта. Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Бланк - лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами или их частями (реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или официальными положениями для отдельных видов документации). Существуют бланки двух видов: 1) для писем; 2) для организационно-распорядительных и иных документов.
В зависимости от того, каким нуждам организации, внутренним или внешним, отвечает служебная документация, различают две категории: документы для внутреннего пользования и документы для внешнего пользования.
Каждый документ имеет свою текстовую форму в виде линейной записи, трафарета, таблицы, анкеты, текстов-аналогов. Трафарет характерен для справки, контракта, договора. Способ оформления «таблица» характерен для финансовых ведомостей. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой – вывод, предложения, просьба, рекомендация, распоряжение.
Полные справочные материалы даются в документе в обязательном порядке. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, он не может иметь более четырех адресатов. В оформлении документа с грифом согласования необходимо соблюдать следующую последовательность: слово «Согласовано» - должность – наименование организации, личная подпись – фамилия, имя, отчество – дата. Текст документа оформляется от 1-го или 3-го лица. От первого лица оформляются следующие документы заявление, приказ, распоряжение.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.