23 Речевой этикет в документе
23 Культура официальной переписки
К числу принципов, определяющих культуру официальной переписки, относится лаконизм делового письма, достаточность информационного сообщения, ясность и точность языка сообщения.
Недостатком делового письма является избыточность, двусмысленность (обсчитать данные, достигалось неугодными средствами) информации.
Участники деловой переписки должны действовать от имени юридических лиц.
К характеристикам стиля деловой переписки относятся нейтральность изложения, применение сокращений, использование терминов.
Достижению ясности делового текста способствуют четкость композиции, доступность формулировок, отсутствие логических ошибок.
Деловое письмо не должно быть полностью лишено эмоционального контекста.
В понятие культуры официального письма входит требование ясности и недвусмысленности. Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к иному толкованию или бессмыслице. Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла автора документа. Она достигается соотношением смысла слов, грамматических конструкций и частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие сообщения.
Основное требование к информационному насыщению документа — это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи — убедить, побудить, привлечь внимание, выразить несогласие и т. д. Избыточность, разнородность включаемой в документ информации затрудняет его восприятие, а следовательно, снижает его эффективность, убедительность.
Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой. Наиболее рациональна структура текста документа, состоящая из двух частей. В первой излагаются мотивы, факты и события, послужившие поводам для составления бумаги, во второй — выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения и т.д. Например, структуру сопроводительного письма составляют два смысловых аспекта: сообщение о высылаемом материале и уточняющие сведения