Деловая беседа
Деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой делового общения. В теории управления беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служат решению управленческих задач. Деловая беседа чаще происходи между представителями одной организации.
К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести, во-первых, стремление одного собеседника посредством слов оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа, мнений и высказываний сотрудников.
В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:
- Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
- Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
- Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.
- Одна из главных задач деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения. В задачи деловой беседы входит:
- перехват и удержание инициативы;
- получение от партнера необходимой информации;
- активизация адресата.
К особенностям деловой беседы относятся носятся аналитический и дифференцированный подход, самопрезентация.
Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций. К их числу относятся:
- взаимное общение работников из одной деловой сферы;
- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов;
- стимулирование деловой активности.
К особенностям деловой беседы относится:
- критическая оценка мнений партнеров;
- дифференцированный подход к предмету обсуждения;
- быстрое реагирование на высказывания партнеров;
- аналитический подход.
Для деловой беседы, как правило, не характерно разнообразие обсуждаемых тем и используемых языковых средств.
Последовательность элементов структуры деловой беседы можно представить в следующем виде: начало беседы – передача информации – аргументирование – опровержение доводов собеседника – принятие решений.
Последовательность элементов беседы: одобрение, выражаемое собеседнику; вопросы фактического характера; активное слушание; благодарность, выражаемая собеседнику.
В период подготовки к предстоящей беседе необходимо продумать вопросы ее целесообразности, условия и время ее проведения, подготовить необходимые материалы и документы.
Задачи, которые решаются в начале беседы, связаны прежде всего с установлением контакта с собеседником, созданием атмосферы взаимопонимания, пробуждением интереса к разговору.
От первых фраз каждого участника встречи зависит их дальнейшее отношение к предмету разговора и своему собеседнику как личности.
Первой фазой беседы мы ставим следующие задачи: установить контакт с собеседником; создать благоприятную атмосферу для беседы; привлечь внимание к теме разговора; пробудить интерес собеседника.
Успешно завершить беседу - значит достигнуть заранее намеченных целей. Задачами этого этапа являются: достижение основной или запасной цели; обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы; стимулирование собеседника к выполнению намеченной деятельности; поддержание в случае необходимости дальнейшего контакта с собеседником.
Важно отделить завершение беседы от других ее фаз; для этого используются выражения типа «Давайте подведем итоги».